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2015年02月05日

十萬緣想:PowerPoint唔好咁靚? - 徐緣

Amazon的Jeff Bezos,受訪時提過禁止公司內部會議用PowerPoint。  資料圖片

「妳𠵱個PowerPoint,做得靚得滯,下次做醜啲。」
「醜啲?」
「冇錯。唔使彩色、只用白底黑字;唔使加插圖、齋字就得;唔使飛來飛去、唔使過slide特效,總之唔使雕龍雕鳳。」
「……你係我見過第一個有咁樣要求嘅老細。」
這是我上周跟同事的真實對話。

省時兼提升效率

與我共事得耐的同事,都知道我有一個古怪規矩:對外的PowerPoint ,我要求美輪美奐;對內而只是給我看的PowerPoint,我要「零化妝、淨肉、有咁簡陋得咁簡陋」,寫到重點就可以。做得太靚,我會出聲叫下次要改善。這裏的改善,是指要「變醜」。
對外的要畀心機整到靚一靚,因為那是公司形象的反映,精美的PowerPoint slide給人專業、有料、有準備的感覺,跟presenter的語調、化妝、衣着一樣,屬於整個傳訊表達的一部份,不能馬虎了事。但對內溝通,尤其只是對我一個人作傳訊之用的,其目的只有一個,就是借PowerPoint來向我演繹一件事。過多的花巧設計、精挑字型用色、豐富背景特效,不會令傳訊效果有顯著提升,但卻會多花同事準備的時間。
有同事反問我,換隻顏色揀過字型加點特效做些動畫,也只是需要多按一兩個掣,慳不了多少時間,為何要有此奇怪指引?我的回應是,那怕只能省下五秒,我也認為應慳則慳。白領打工仔每月花在PowerPoint的時間多不勝數,拿走一個小小的特效能省下五秒,不用揀字體揀顏色省下五秒,累積下來所慳的時間可以是十五分鐘、六十分鐘,或是更多。騰出的時間可以做更有生產力的事情,甚或是免卻OT早點下班,讓員工有更佳的work life balance,也是提升他們工作時生產力之法。

每次我跟新同事分享我這個睇法,他們大多嘖嘖稱奇,告訴我以往的上司都很挑剔內部所用PowerPoint的設計,認為見微知著。當中的字體用色排版沒有做好,等同處事俹簁,對美沒有堅持,不緊張不尊重自己的工作。我明白這派管理人的想法,當中也有一定道理,但一個同事一天工時只有八小時,連OT攞埋人命頂多是十七至十八小時,也不可能無上限,他們對每件工作的「力度」難免要有取捨。事事完美固然最好,但考慮到時間空間及人體物理限制,引導員工在應用力位出力,我認為是較佳管理方法。

誤用隨時變凶器

我一直持守的理念,是為人上司者應關注如何減少同事們工作時的時間浪費,無論是做PowerPoint、寫email、做report,以至整個工作流程,上司都要恒常審視現有處理方法,看看可否簡化工序,改進效率。PowerPoint被很多人視為效率殺手,往往做的痛苦,睇的更痛苦,錯誤使用,可以變成商場中的凶器,不少商界中人聞PowerPoint色變。
Amazon的Jeff Bezos,就嚴令公司內部不能使用PowerPoint,他在與美國名嘴Charlie Rose的訪談中,曾提到公司內部所有會議,都禁絕PowerPoint,而以six-page memos取代。因為Bezos相信員工把自己的想法以完整句子與清晰文章分段全寫出來,比起散修修的bullet points,更能有效讓他們釐清思維。Amazon內部會議的頭三十分鐘,都是一片寂靜,因為各自在讀那六頁文件,但Bezos卻認為這樣更省時間,更為高效。
LinkedIn的CEO Jeff Weiner,也曾在其blog中提到公司的「無presentation」法則。他要求員工把想討論的要點寫下來,在會議前二十四小時發給與會者先讀,齊人開會時,不需再交代背景,可集中討論尋求共識。

這兩個例子,可能極端了一點,其實PowerPoint使用得宜,也是溝通傳訊的好幫手。重點在於事前應先理順思維,嘗試將心中所想精煉為別人容易理解的要點,才埋機砌PowerPoint,亦要避免一字一句把想法照錄於每張slide內。照讀slide是presentation大忌,澳洲新南威爾斯大學的教授John Sweller,曾就這做法作一實驗,證實人類同時讀字及聽講會令腦部過勞,影響內容接收,簡單地說,即是令人釣魚。
回說那位新同事,聽定我的怪論後苦苦哀求:「你由我啦,做得太唔靚我唔慣呀。」對自己出品有要求,值得加許,我沒有強她所難,只是最後輕輕作出溫馨呼籲:「內部傳訊的presentation,重點在有冇power、有冇point;而非那些colour、那些font。」

徐緣
NxTomo 市務總裁、營銷專欄作家
http://www.facebook.com/tsuiyuenmarketing
本欄隔周四刊出

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